一、总则

（一）为落实《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，做好机关公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制定本规范。

（二）市政府机关事务管理局公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的有序的工作。

（三）公文的种类主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要。我局常用的公文种类有：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等。

（四）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，按照行文机关要求和公文处理规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

（五）办公室负责机关的公文处理工作并指导各科室的公文处理。

二、发文办理

（一）行文规则

1、向上级机关的行文，一般应主送一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“抄报”的形式。向上行文一般不要越级，尤其不得越级请示问题。特殊情况需要越级行文时，应同时抄送被越过的机关。上级要求报送的材料，按要求办理。

2、同级党政机关、党政机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。

3、向上级机关的请示，不可同时向下级机关发送；向上级的报告，一般不下发，特殊需要时可抄送同级或抄发下级有关单位。向下级机关的重要行文，可抄报直接上级机关。

向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

4、行文时要根据文件内容和实际需要，确定分发范围和份数。原则上，局内文件均应发局长、副局长、纪检组长、调研员、助理调研员，并送办公室备存。

5、各平行机关和不相隶属机关之间告知事项、联系工作、商洽业务，用函件相互行文。

6、对上级下发的文件，如果没有规定要求和具体的贯彻执行意见，不发一般性的转发通知。通过口头、电话、信函等形式能够解决的问题，不再印发公文。内容大致相近的文件，要归纳为一个文件下发。会议文件，如会后无重大修改的，一般不再以文件印发，必要时可在内部刊物刊发。需以局文头印发的会议文件，除主要领导同志在重要工作会议上所作的重要讲话外，只转发纪要。各种调查报告、典型经验等，一般不行文印发。

（二）公文起草

1、各科室根据主管领导的指示和工作需要起草公文。

2、起草公文应做到：（1）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级领导相关的有关指示、规定。（2）完整、准确地体现机关和领导的意图。（3）注意各项政策的稳定性、连续性，要与同级的相关规定、本机关已发文件涉及同类问题的规定相一致。过去的有关规定已不适应形势发展的要求，而需要改变时，应做出说明。（4）重点突出，观点鲜明，内容充实，结构严谨，条理清楚，文字精练，表述准确，符合语法、修辞和逻辑要求。人名、地点、时间、数字、行文等要准确、规范。（5）公文中的数字，除汉字成语、类别序号等有要求的外，均应使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字的使用要前后一致。（6）合理使用文种，使公文的名称符合行文规则，并同公文表达的内容、要求相一致。

3、公文文稿送领导签批时，应附公文审批单，注明行文范围、缓急程度、秘密等级、起草部门等。

（三）公文发布的主要适应范围

我局公文版头主要发布形式及其适应范围通常有以下四种：

1、《中共承德人民政府机关事务管理局党组文件》：主要用于发布党的方针、政策和重要的工作部署，批转各科室的重要报告、请示，发布有关干部任免决定、通知，向上级党组织报告、请示重要工作等。

2、《承德市人民政府机关事务管理局文件》：主要用于通知重要事项，批复下级机关的请示事项，向上级机关报告请示工作，向平行机关商洽工作、询问和答复问题，向主管部门请求批准等，发布某些事项，部署安排工作，答复下级机关的请示，转发上级机关的文件，批转同级部门的报告等。

3、《承德市人民政府机关事务管理局办公室文件》：主要用于转发全局性工作，处理对内对外日常性工作，转发领导讲话、通知有关事项、协调各科室、各部门有关工作等。

4、《中共承德市人民政府机关事务管理局纪检组文件》：主要用于发布纪检、监察工作，向上级报告、请示党风廉政建设的重要情况、安排部署局党风廉政建设工作等。

联合行文，我局为主办机关时，使用本局版头，也可并用联署机关版头，文号由主办单位提供。

（四）公文格式

1、公文格式包括版式和文件体式的有关部分。即版头、份号、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、机关印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等。

（1）发文字号：使用“党组文头”发文时，发文字号为“承市政管党〔××××〕××号”；使用“行政文头”发文时，发文字号为“承市政管〔××××〕××号”。年号用方括号起，使用全称。年号、顺序号用阿拉伯数字书写。

（2）份号：即公文印制份数的顺序号，标注在公文首页的左上角。秘密公文应标明份号。

（3）秘级：公文的秘密等级及保密期限，标注在公文首页左上角、份号下方位置。

（4）紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标注在文件首页左上角，密级下方位置。

（5）签发人：密码电报、加密传真电报、不加编号的明传电报和上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，签发人姓名标注在“签发人”后适当位置。

（6）标题：一般由发文机关名称、内容和文种三部分组成。标题应在红线下面适当距离处居中印刷，并要根据字数多少，合理分行排列，在断句上注意保持词意的完整性，力求醒目、美观。标题中本局名称使用全称。

（7）主送机关：也叫“抬头”。文件要准确地确定主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称，在标题之下、正文上方，顶格书写。结合工作实际，凡局对下行文，主送单位一律用“各科室、企事业单位”。

（8）正文：公文的主体部分，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关下方。

（9）附件：公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关之前注明附件的名称和顺序；有的也可在公文中加括号注明。

当附件需批转、转发时，一般不在正文中再注明，但正文中必须将附件标题写清楚。

（10）发文机关署名：也叫“落款”，应当使用全称或规范化简称。位于正文末页的右下方。如遇末页无正文的情况，应在该页左上方加括号注明“此页无正文”。本局落款使用全称。

（11）成文日期：必须写明年、月、日全称，年号、月份和日期使用阿拉伯数字，不能省去年份和月份。成文日期以机关领导人签发日期为准（如有两个以上领导人审签，以最后一位的签发日期为准）；几个机关联合发出的公文，以最后签发机关领导人签署的日期为准；会议文件一般以通过日期为准。

成文年、月、日的位置一般放在发文机关下面。有些直发类公文（决议、决定、条例、意见、公报、会议纪要等）成文日期提到前面，放在标题之下正中间处，加括号，同时，省去主送机关和落款，只在标题之后注明印发范围。

（12）印章：正式公文都应加盖机关印章（有特定版头的普发性公文除外）。用印位置要求上不压正文，下要骑年盖月。

（13）印发传达范围：加括号标注在成文日期的左下方。

（14）主题词：所有正式公文，均应按上级机关的要求和《公文主题词表》标注主题词。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在文件末页下部、抄送范围上方。

（15）抄送机关：含抄报、抄送、抄发范围，标注在主题词下方位置。除主送机关外，对其他需要了解公文内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。抄送机关的数量必须严加控制，既不能滥抄滥送，也要防止漏抄漏送。

（16）印制版记：包括公文制发（翻印）机关名称、制发（翻印）日期和印刷份数，位于抄报机关下方。一般是在文件末页尾部印两条横线，横线中间左侧注明制发（翻印）机关名称，印刷时间，底线下面右侧加括号注明份数。

2、公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行，不用不规范的字，并从左至右横写、横排。公文中的计量单位，采用国家法定计量单位。

公文字体、字号的搭配应力求协调、主观、大方；主、副标题及正文的用字要有明显区别，主标题用二号标宋字体，副标题的字号应小于标题字号，大于或同于正文字。公文的正文用三号仿宋字体。但涉及“转发《××××××》的通知“一类的公文时，通知正文用三号楷字体，转发文件正文用三号仿宋字体。

3、公文用纸幅面规格为标准复印纸（210mm×297 mm））。公文要统一在左侧装订。

（五）核稿、登记

核稿时主要核对如下内容：（1）报批程序是否符合规定；（2）是否符合行文规则；（3）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，政策是否注重稳定性、连续性和相关性；（4）文字表述是否准确、通顺、简练，篇章布局、结构是否符合文种要求，层次是否清楚、严密，文句是否符合语法、逻辑，语气是否得体，人名、地名、时间、数字、引文等是否规范、准确、严谨；（5）版式、体式的有关部分是否符合要求，标题是否确切，主送、抄送是否准确，缓急程度是和秘密等级是否得当，印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法等是否符合有关规定，附件材料是否齐全等；（6）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见，是否已履行最后会签手续。

（六）审核、签发

核稿后的文稿必须由主管领导或主要领导审核签发。主管领导或主要领导必须在发文签上签字后，方可制发文件。公文审核具体要求，严格按照《承德市人民政府机关事务管理局办公室工作职责》等三项制度的通知（承市政管〔1999〕17号）中文件审核规定执行。

（七）打印、校对

公文打字原则上由草拟科室负责，主要领导起草的公文由办公室打字。公文印刷由办公室负责，各科室、企事业单位配合。印刷过程中的校对工作由制发科室负责。

办公室文印人员不得直接接受和处理未经核稿、登记、审核、签批的打印文稿。

（八）发文

需分发处理的公文，由办公室或相关科室按发放范围发放。

（九）归档

局发出的文件必须归档。一般在盖章后一式五份连同底稿送交文档人员存档。

三、收文办理

（一）收文办理指对收到的公文的办理过程。包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。

（二）收到的公文，由办公室公文处理人员签收，公文处理人员不在情况下，由机关其他同志代签并及时交公文处理人员或办公室主任处理。要按市“两办”规定及时到市公文交换站领取文件。收到或领取的文件（包括传真件）要及时拆封、登记和编号，及时处理，不能延误。签收公文应逐件清点，重要公文要逐页查点。登记公文要将标题顺序号、密级、缓急时限、件数、来文单位、发文字号、收文时间及处理情况逐一登记清楚，以便查询。

（三）下列文件必须登记：

1、上级机关指导性、参阅性、需要办理的文件等；

2、下级机关主送的请示性、报告性文件等；

3、重要的带有密级的刊物、资料；

4、其他机关商洽问题和需要答复的文件；

5、上级机关会议印发的文件、材料、会议纪要等。

（四）下列文件不需要登记：

1、下级或同级机关抄送的不需要办理的文件、材料等；

2、一般性简报、公开不带密级的刊物、资料以及纯属事务性的便条、请柬和一般性的通知等；

（五）收到的上级机关下发或交办的公文及下级机关上报需要办理的公文，登记以后，由办公室主任阅后及时提出拟办意见，送局主要领导批示或传阅。

（六） 各科室（单位）收到承办的公文后，要及时办理，不得延误推诿，紧急公文要按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对于不属于本科室(单位)职权范围或者不宜本科室（单位）办理的，应当及时退回办公室，并说明理由。

（七）送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪督办，重要公文重点督办，一般公文定期督办。

（八）传阅公文要履行登记手续，避免漏传、误传和延误。局领导和有关科室（单位）在收到传阅公文后应尽快阅知处理，传阅时间原则上不超过一个工作日。

四、公文管理

（一）局公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经局领导或者办公室主任批准，可以翻印。

（三）经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力，可不再行文，印刷少量文本，存档备查。

（四）公文复印件作为正式公文使用时，应加盖印章。

（五）销毁秘密公文应当送到指定销毁单位监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记且有两名以上人员在场。

（六）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

（七）上级机关下发的一般性工作简报、信息和公开不带密级的刊物、资料等，在传阅后原则上交办公室归档保存。

（八）各科室（单位）所有需清理、不再保存的文件（含报纸），必须于每年12月31日前交至办公室统一处理。不得私自出售给废旧物品回收人员。

第五章 公文归档

（一）公文办理完毕后，应根据有关规定，及时立卷、归档。个人不得保存应归档的公文。

（二）归档范围内的公文，应确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

（三）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料，必须符合存档要求。

（四）要本着既便于提供服务，又注意保密和保证档案安全的原则，制订档案借阅制度。